ProfCare verkrijgt persoonsgegevens van uw werkgever in het kader van uitvoering van onze (arbo)dienstverlening. Voor alle zaken rond uw bezoek aan de arboarts is ProfCare verantwoordelijk. Voor zaken rond de begeleiding van verzuim door ProfCare blijft de werkgever verantwoordelijk. Wij voeren deze werkzaamheden uit in opdracht van de werkgever. De verwerkingen die wij uitvoeren rond begeleiding van uw verzuim zijn dan ook enigzins afhankelijk van de afspraken die wij met uw werkgever hebben gemaakt. In deze privacyverklaring vindt u informatie over het gebruik van persoonsgegevens zoals deze in de regel bij onze dienstverlening geschiedt.

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan toekent.

• Persoonsgegevens: Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

• Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt voor de uitoefening van de dienstverlening van ProfCare.

• Derden: Alle ingehuurde en niet tot de organisatie behorende personen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van ProfCare.

ProfCare verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens

• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers

• Geboortedatum

• Geslacht

• Burgerservicenummer (vervalt wanneer UWV BSN niet meer nodig heeft)

• Gegevens betreffende uw dienstverbanden bij (huidige) werkgever

• Eventuele status verkregen vanuit UWV en de daarbij behorende beschikking

• Resultaten van incidentele en periodiek gezondheidsonderzoeken (lekenrapportage en medische rapportage)

• Verzuimmeldingen

• De arbeidsongeschiktheidsgegevens: bestaande uit administratieve gegevens zoals datum aanvang verzuim, verwachte hersteldatum zonder en met interventie en de mate van arbeidsongeschiktheid

• Regresmogelijkheden op derde

• Bedrijfsongeval ja/nee

• Plan van Aanpak werkgever en werknemer met evaluaties, bijstellingen en uitvoeringsinformatie

• Probleemanalyse of bijstellingen daarvan door de bedrijfsarts

• Gegevens voortvloeiend uit het bedrijfsgeneeskundig spreekuur (lekenrapportage en medische rapportage)

• Arbeidsdeskundige rapporten

• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid (wanneer er sprake is van verzuim)

• Meldingen van/naar het UWV

• Gespreksverslagen

• Inhoud van communicatie

• Re-integratieverslag werkgever

Ter verduidelijking van de exacte verwerking van persoonsgegevens per document, wordt u verwezen naar het verwerkingsregister.

Naast de bovengenoemde gegevens maakt de bedrijfsarts een medisch dossier aan. Deze bedrijfsarts kan verbonden zijn aan ProfCare, of aan een partner arbodienst van ProfCare. In het medisch dossier worden uw algemene gegevens opgenomen, samen met hetgeen u bespreekt met de bedrijfsarts en hetgeen de bedrijfsarts terugkoppeld aan u en uw werkgever.

Zoals eerder vermeld in deze privacyverklaring, ontvangen wij uw gegevens via uw werkgever als er sprake is (geweest) van verzuim. Daarnaast registreren wij informatie die u zelf geeft tijdens contactmomenten of tijdens uw bezoek aan de bedrijfsarts. Informatie van derden, bijvoorbeeld externe deskundigen, kan ook aan uw dossier worden toegevoegd. Als dat het geval is, dan wordt u daarvan op de hoogte gesteld.

ProfCare verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• De uitvoering van re-integratiebegeleiding in het kader van de verplichtingen van de werkgever en van de werknemer mee te werken aan de re-integratie van werknemers in het arbeidsproces

• De uitvoering van het casemanagement op grond van de regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar

• Het onderhouden van contacten met alle bij re-integratie betrokken partijen: de werknemer, de werkgever, de bedrijfsarts, de verzuimverzekeraar en externe deskundigen

• Verantwoorde verkorting van de verzuimduur, ter beperking van de duur van de doorbetaling door de werkgever (of verzekeraar namens deze) van het loon van de zieke werknemer

• De melding door en namens werkgevers van administratieve gegevens aan de verzuimverzekeraar voor claimbehandeling indien van toepassing

• De melding door de werkgever van gegevens betreffende de arbeidsongeschiktheid en de re- integratie van werknemer aan het UWV

• De uitvoering van persoonlijke ondersteuning in de vorm van Jobcoaching en alle hierbij voorkomende werkzaamheden

• Een goede en efficiënte dienstverlening

• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning

• Het bieden van begeleiding op maat

• Verbetering van de dienstverlening

• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening

• Facturering

• Nakoming van wettelijke verplichtingen

ProfCare verwerkt (gevoelige) persoonsgegevens om uitvoering te geven aan een overeenkomst. De overeenkomst is veelal tussen ProfCare en een werkgever.
Voor het verwerken van gevoelige (gezondsheids)gegevens heeft uw werkgever twee wettelijke grondslagen gelang artikel 6 AVG. Deze grondslagen zijn zowel het uitvoeren van een overeenkomst als een wettelijke verplichting. De naleving van een overeenkomst duidt op de overeenkomst tussen de werknemer en de werkgever. Een werkgever is (wettelijk) verplicht de medewerker zo goed als mogelijk te begeleiden bij het re-integreren. ProfCare ondersteund uw werkgever daarbij in de rol van verwerker.

Het medisch dossier wordt opgemaakt en bewaart conform de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst.

ProfCare behandelt de gegevens van werknemer vertrouwelijk en bedingt van haar werknemers en derden die bij de uitvoering van de werkzaamheden worden betrokken geheimhouding, tenzij op grond van een wettelijk voorschrift of uit de taak van de betreffende persoon een plicht tot mededeling voortvloeit.
Op de bedrijfsarts die namens ProfCare werkzaamheden verricht rust een geheimhoudingsplicht uit hoofde van zijn medische beroepsgeheim. De bedrijfsarts die namens ProfCare werkzaamheden verricht verstrekt slechts inzage in medische gegevens aan anderen na schriftelijke toestemming van betrokken werknemer. Ook zal de bedrijfsarts verkregen medische informatie niet voor andere doeleinden aanwenden dan voor re-integratie.

Wijzigingen in het medische dossier zijn alleen voorbehouden aan de bedrijfsarts. Buiten de bedrijfsarts hebben alleen dienst administratieve ondersteuner en de applicatiebeheerder van het verzuimmanagementsysteem uit hoofde van hun functie inzage in en toegang tot dit dossier. Functionarissen in deze functies ondertekenen hiervoor een geheimhoudingsverklaring. Een werknemer heeft het recht om zijn medische dossier op te vragen en in te zien. Hiervoor dient de werknemer een schriftelijk verzoek aan ProfCare of direct aan de bedrijfsarts te richten. Het UWV heeft het wettelijke recht tot inzage en toegang tot het medische dossier zonder machtiging van de betrokken werknemer. Overige derden hebben slechts recht op een kopie van de medische informatie na expliciete schriftelijke toestemming van werknemer na een schriftelijk verzoek tot toestemming.

In het kader van haar dienstverlening kan ProfCare persoonsgegevens uitwisselen. ProfCare kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de leveranciers, IT-leveranciers van onze systemen of ingeschakelde ZZP’ers. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer ProfCare aan een wettelijke verplichting moet voldoen. ProfCare zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

De bedrijfsarts/Arbodienst en ProfCare verstrekken de werkgever gegevens over de functionele beperkingen en mogelijkheden van werknemer. Medische informatie wordt uitsluitend door de bedrijfsarts/Arbodienst verstrekt voor zover noodzakelijk of onvermijdelijk.
Een door ProfCare gecontracteerde bedrijfsarts verstrekt uitsluitend aanvullende medische informatie over de aard en oorzaak van de ziekte van werknemer met schriftelijke toestemming van de werknemer aan de werkgever of bij het bestaan van een wettelijke plicht.

ProfCare meldt namens de werkgever gegevens aan de ziekteverzuimverzekeraar over het ziekteverzuim en re-integratieproces van de werknemer, voor zover nodig voor claimbeoordeling.
Een door ProfCare gecontracteerde bedrijfsarts zal alleen bij hoge uitzondering en indien daar een noodzaak toe bestaat en met toestemming van werknemer medische informatie over een zieke werknemer aan de verzuimverzekeraar onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur van de verzekeraar doorgeven.

Een door ProfCare gecontracteerde bedrijfsarts is op grond van artikel 54 lid 3 onder c en artikel 54 lid 9 wet SUWI verplicht op verzoek van het UWV alle (medische) gegevens van werknemer aan het UWV te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de krachtens de SUWI aan het UWV opgedragen taken.

ProfCare zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat ProfCare zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale of de medische bewaarplicht. In de bijlagen kunnen de officiële bewaartermijnen per document gevonden worden.

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft ProfCare passende beveiligingsmaatregelen genomen. Alle ICT systemen waarin ProfCare uw persoonsgegevens verwerkt beschikken over een ISO27001 certificaat. Dit is de intarnationaal erkende norm voor informatiebeveiliging..

Wij maken analyses van de informatie die wij over u verzamelen. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en zodat wij aan opdrachtgevers terugkoppelingen en advies kunnen geven door middel van rapportages.

ProfCare meldt namens de werkgever gegevens aan de ziekteverzuimverzekeraar over het ziekteverzuim en re-integratieproces van de werknemer, voor zover nodig voor claimbeoordeling.
Een door ProfCare gecontracteerde bedrijfsarts zal alleen bij hoge uitzondering en indien daar een noodzaak toe bestaat en met toestemming van werknemer medische informatie over een zieke werknemer aan de verzuimverzekeraar onder verantwoordelijkheid van de medisch adviseur van de verzekeraar doorgeven.

U heeft het recht om ProfCare een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u ProfCare verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

ProfCare
Burgemeester de Hesselleplein 31, 6411 CH Heerlen, 045-5722243, kwaliteit@profcare.nl

Om misbruik van deze rechten te voorkomen vragen wij u, bij indiening van uw verzoek u te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar te maken. U kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ProfCare, laat dit dan vooral aan ons weten. Wij verwijzen hier hiervoor naar ons Klachtenreglement. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u onze Functionaris Gegevensbescherming benaderen.

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:
Naam: Maarten de Man
E-mail: deman@avgjuristen.nl
Telefoon: 030-7852791

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 12-01-2024

ProfCare kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.